ขั้นตอนการนำ ERP มาใช้

การนำ ERP มาใช้นั้น มีความจำเป็นที่จะต้องแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนใหญ่

 1.ขั้นตอนการวางแนวความคิดการนำ ERP มาใช้

1.จัดตั้งทีมแกนกลาง (core team)

        เป็นการจัดตั้งทีมงานแกนกลาง เพื่อผลักดันการนำ ERP  มาใช้รวมทั้งจัดทำแผนการวางแนวคิดการทำ ERP มาใช้ และควรมีที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ด้าน  ERP  ซึ่งควรมาจากบริษัทที่ปรึกษาที่เป็นกลาง  เพื่อจะได้ให้คำปรึกษาที่น่าเชื่อถือแก่ผู้บริหารได้

2.การทำความเข้าใจและวินิจฉัยสถานภาพปัจจุบันของรูปทางธุรกิจ(business scenario)และกระบวนการทางธุรกิจ (business process)

     ทีมงานแกนกลางจะทำงานในการรับฟังข้อมูลจากทั้งผู้บริหาร และจากแต่ละหน่วยงานภายในบริษัทในประเด็นเกี่ยวกับสถานภาพปัจจุบันของกระบวนการทางธุรกิจ  และทำการวินิจฉัยวิเคราะห์

3.การทำประเด็นปัญหาปัจจุบันของรูปแบบทางธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจให้ชัดเจนเป็นรูปธรรม 

   จากนั้นจะต้องทำการสรุปสถานภาพและประเด็นปัญหาปัจจุบันของรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจให้ชัดเจนเป็นรูปธรรม

 4. การกำหนดรูปแบบที่ควรจะเป็น 

 โดยการออกแบบระบบการทำงานขององค์กรไปสู่ภาพลักษณ์ที่ต้องการในอนาคต โดยให้มีการเข้าร่วมของผู้บริหารในขั้นตอนนี้ด้วยและโดยการเปรียบเทียบภาพอนาคตกับสถานภาพปัจจุบันจะทำให้สามารถมองเห็นแนวว่า ควรจะทำการปฏิรูปองค์กรอย่างไร แล้วสรุปแนวทางหลักๆ ในการทำกิจกรรมเพื่อปฏิรูปองค์กรโดยนำ ERP มาใช้

 5. การรณรงค์ปฏิรูปจิตสำนึก 
   ต้องมีการปฏิรูปจิตสำนึกให้คนทั้งองค์กรเห็นพ้องร่วมกันในสถานภาพปัจจุบันไปสู่สภาพที่ควรจะเป็น เปิดโอกาสให้บุคลากรจากหน่วยงานภายในองค์กรเข้าร่วมเพื่อแสวงหาภาพของ องค์กรที่ควรจะเป็นร่วมกัน

6. แผนการวางแนวคิดสำหรับการปฏิรูปวิสาหกิจ

เป็นการวางแผนแนวความคิดเพื่อการปฏิรูปองค์กร  เพื่อกำจัดช่องว่างระหว่างประเด็นปัญหาของการบริหารธุรกิจในปัจจุบันกับภาพที่ต้องการจะให้เป็นในอนาคต

7. แผนการวางแนวคิดการนำ  ERP  มาใช้

     ให้วางแผนแนวคิดการนำ ERP มาใช้ โดยยึดตามแนวคิดของการปฏิรูปองค์กร โดนเน้นว่าการนำ   ERP  มาใช้นั้นเป็นการนำเครื่องจักรขับเคลื่อนการปฏิรูปองค์กรเข้ามาใช้

8. การตัดสินใจในการนำ  ERP มาใช้โดยผู้บริหาร

ซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้าย เพื่อขออนุมัติการตัดสินของผู้บริหารเพื่อนำ  ERP  มาใช้โดยยึดหลักแนวคิดที่วางไว้ และหลังจากได้รับคำอนุมัติจากผู้บริหารแล้ว ก็จะเริ่มต้นการวางแผนการนำ ERP มาใช้ต่อไป

1. ขั้นตอนการวางแผนการนำ ERP มาใช้

1. จัดตั้งคณะกรรมการกำหนดแนวทาง

จัดตั้งคณะกรรมการกำหนดแนวทางโดยให้ผู้บริหารเป็นประธานคณะกรรมการชุดนี้ไม่เพียงแต่มีบทบาทในการวางแผนโครงการนำERPมาใช้เท่านั้นแต่ยังมีบทบาทจนกระทั่งสิ้นสุดโครงการเช่น ติดตาม ความก้าวหน้าของโครงการ, ปัญหาที่เกิดขึ้น รวมทั้งปัญหาต่างๆที่จำเป็นต้องอาศัยมุมมองจากการบริหารจัดการในการแก้ไขอย่างรวดเร็ว โดยจะเป็นหน่วยงานที่มีอำนาจตัดสินใจสูงสุดในการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวกับโครงการนำ ERP มาใช้

       ดังนั้นสมาชิกของคณะกรรมการกำหนดแนวทางจึงต้องประกอบด้วย ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบของหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องภายในองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตัดสินใจเกี่ยวกับกระบวน การทางธุรกิจ จะต้องมีผู้รับผิดชอบที่เป็นตัวแทนมาจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจ (process owner) และมีอำนาจตัดสินใจเข้าร่วมด้วย

 2. จัดตั้งระบบและโครงสร้างขององค์กร

     คณะกรรมการกำหนดแนวทาง จะต้องตั้งทีมปฏิบัติงานโครงการนำ ERP  มาใช้ งานของโครงการนำ  ERP  มาใช้คือการกำหนดลำดับขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจใหม่โดยอ้างอิงจากรูปแบบธุรกิจที่วางแผนไว้ และทำการสร้างระบบ ERP  โดยการกำหนด parameter ต่างๆ  เข้าไปใน  ERP  Package

     ดังนั้น จึงจำเป็นที่จะต้องคัดเลือกบุคลากรต่างๆ ที่มีความคุ้นเคยกับกระบวนการทางธุรกิจ      
ในปัจจุบัน จากหน่วยงาน ที่มีอำนาจในการตัดสิน กำหนดกระบวนการทางธุรกิจใหม่ (เจ้าของกระบวนการ) เพื่อร่วมประสานงานในการตัดสินกำหนดกระบวนการทางธุรกิจ โดยต้องให้ บุคคลากรหลัก (key person) ของแต่ละหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้เข้าร่วมในการตัดสินกำหนดกระบวนการทางธุรกิจนอกจากนี้   
โครงการนำ ERP มาใช้ ต้องดำเนินการสร้างระบบสารสนเทศที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุดอย่างเต็มที่ให้เกิดเป็นโครงสร้างพื้นฐานด้านสารสนเทศขึ้นมา อีกทั้งจะต้องเกี่ยวข้องกับการปรับโอนระบบเก่าสู่ระบบใหม่ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องมีสมาชิก จากฝ่ายระบบสารสนเทศเข้าร่วมในโครงการด้วย

  3. ทำวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการนำ  ERP  มาใช้ให้มีความชัดเจน 
    การเริ่มต้นโครงการนำ  ERP  มาใช้แรกสุด จะต้องทำให้วัตถุประสงค์ของการนำ  ERP  มาใช้ให้มีความชัดเจน  เป็นรูปธรรม  พึงนึกเสมอว่า  การปฏิรูปที่คิดไว้ในการวางแผนนั้น คือ การปฏิรูปอะไร  อย่างไร  และจำเป็นจะต้องสร้างระบบ  ERP  อย่างไร ซึ่งต้องกำหนดให้ชัดเจน  อีกทั้งต้องกำหนดเป้าหมายของผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการปฏิรูปด้วย

 4. กำหนดขอบข่ายและวิธีการนำ  ERP  มาใช้ 

 ซึ่งมี  2  รูปแบบคือ
1.ใช้โครงสร้างระบบERPในการปรับเปลี่ยนทุกๆส่วนของธุรกิจในครั้งเดียวเลย 
(big bang approach)
2.เริ่มต้นด้วยบางส่วนของธุรกิจก่อนแล้วค่อยๆขยายขอบข่ายออกไปเป็นขั้นเป็นตอน 
(phasing approach)  ซึ่งจะต้องพิจารณาลำดับก่อนหลังของส่วนที่ธุรกิจที่เป็นเป้าหมายด้วยในกรณีที่มีฐานของธุรกิจมากหลายแหล่งจะเลือกแบ่งออกเป็นขั้นๆ ในการขยายฐานออกไป  
หรือจะนำ ERP มาใช้สำหรับทุกฐานในครั้งเดียวกัน เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องตัดสินใจ

5. ตรวจสอบให้แน่ใจเกี่ยวกับการใช้  ERP  package

     ในการสร้างระบบ  ERP นั้น   การใช้  ERP  package เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้  จำเป็นที่จะต้องได้รับความเห็นพ้องกันว่า จะใช้ ERP package ในการสร้างระบบ ERP

6. คัดเลือก  ERP  package  ที่จะใช้

    การคัดเลือกบริษัทผู้ผลิต  ERP  package ที่จะใช้ในการสร้างระบบ ERP การคัดเลือก ERP package นี้ จุดสำคัญคือต้องมองภาพอนาคตที่คาดหวังขององค์กร และพิจารณาว่าสิ่งที่จะเลือกนั้นสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการนำ ERP มาใช้ตามที่วางแนวคิดไว้หรือไม่   
ในกรณีที่เลือกผู้จำหน่าย ERP package จากต่างประเทศ ให้ดำเนินการสำรวจกรณีตัวอย่างของบริษัทภายในประเทศ เกี่ยวกับผลในการนำ ERP มาใช้ภายในประเทศและพิจารณาระดับความสามารถ ความจริงจังที่จะเข้ามาทำตลาดในประเทศด้วยตลอดจนความมั่นคงของการบริหารจัดการและสถานภาพการลงทุนในการพัฒนา  สถานภาพความต่อเนื่องของการUpgradeSoftwareนั้นรวมทั้งการปรับแต่งสำหรับการใช้ภายในประเทศ(localization)และความรวดเร็วในการทำการ localization version ใหม่ๆ สำหรับตลาดในประเทศนั้นเร็วมากน้อยอย่างไร

7. คิดเลือกพันธมิตรที่ให้การสนับสนุน

    เมื่อตัดสินใจเลือก  ERP  package  ได้แล้วขั้นต่อไปเป็นการตัดสินใจเลือกพันธมิตรที่จะให้การ   สนับสนุนในการสร้างระบบ  ERP  ระยะเวลาและค่าใช้จ่ายในการนำ  ETP  มาใช้จะเป็นอย่างไร ขึ้นอยู่กับฝีมือของพันธมิตรที่จะเข้ามาทำงานจริง

8. กำหนดกรอบของการปฏิรูปการทำงานและการปฏิรูปการบริหาร

    พิจารณารูปแบบธุรกิจ (scenario) ของการบริหารธุรกิจโดยรวม และพิจารณาตัดสินว่าจะต้องทำ    อะไรบ้างในการปฏิรูปการทำงานและการบริหารงานส่วนรายละเอียดของรูปแบบทางธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจนั้นจะทำกันอีกครั้งในขั้นตอนของการพัฒนาระบบโดยพิจารณาจาก Functionการใช้งานและส่วนอื่น ๆ ที่มากับ  ERP  package  ที่นำมาใช้ประกอบกันด้วย

9. จัดตั้งเป้าหมายเวลาและงบประมาณในการนำ ERP มาใช้

    ควรจัดทำหมายกำหมดการคร่าวๆ สำหรับการนำ ERP มาใช้และเป้าหมาย (milestone) หลักๆ ในแต่ละช่วง  รวมถึงการพิจารณาตัดสินใจถึงงบประมาณค่าใช้จ่ายโดยคร่าวๆ

10. อนุมัติแผนการนำ ERP มาใช้

     ในขั้นท้ายสุด จะเป็นการจัดทำเอกสารแผนงานซึ่งจะรวบรวมแผนปฏิบัติงานต่างๆในการนำ  ERP มาใช้จากนั้นจะต้องจัดให้มีการประชุมของผู้บริหารระดับสูงขององค์กรทั้งหมด  เพื่อให้มีมติเห็นชอบในการเริ่มโครงการการนำ ERP มาใช้อย่างเป็นรูปธรรมและท้ายสุดจะต้องได้รับการอนุมัติเห็นชอบจากผู้บริหารระดับสูงสุดด้วย

2. ขั้นตอนการพัฒนาการนำ ERP มาใช้                                                                                                                                                                                

	งานสำหรับขั้นตอนการพัฒนา

 

1. การจัดทำแผนโครงการการพัฒนา

      ควรทำการวางแผนโครงการโดยละเอียด สำหรับการนำ  ERP  มาใช้โดยการกำหนดงานที่จำเป็นต้องปฏิบัติเพื่อให้โครงการดำเนินไปได้แล้วแบ่งงานนั้นออกเป็นหน่วยย่อยและระบุเวลาและเป้าหมาย (milestone)  ที่จะได้รับของแต่ละขั้นตอนโดยจำเป็นที่จะต้องใส่เป้าหมายของแต่ละช่วงที่ถูกแบ่งเอาไว้ในแผนด้วย

2. การสำรวจสภาวะของระบบงานปัจจุบัน

   การที่พิจารณาปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ(business process) ที่สร้างจากรูปแบบธุรกิจ(business scenario)  นั้น จะเริ่มต้นจากการสำรวจสภาวะของระบบงานปัจจุบัน

3. การกำหนดรูปแบบธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจที่น่าจะเป็น

      เป็นการกำหนดรูปแบบของการดำเนินธุรกิจ (business scenario) ที่จะดำเนินต่อจากนี้ไป    สำหรับในแต่ละธุรกิจรายสาขาที่อยู่ในแผนการปฏิรูปหลังจากนั้นจะทำการทบทวนกระบวนการทางธุรกิจ (business process) ที่ผ่านมา ว่าจะต้องทำการปฏิรูป  ปรับปรุง  รวบลัดตัดแต่ง    ระบบงานเก่าอย่างไร ให้เกิดเป็นกระบวนการทางธุรกิจใหม่  และสอดคล้องตามรูปแบบธุรกิจใหม่    ที่ได้กำหนดขึ้น  โดยกระบวนการทางธุรกิจที่น่าจะเป็นนี้ สามารถที่จะทำการเปลี่ยนแปลงหรือหันไปใช้แผน(สำรอง)อื่นๆได้ ขึ้นอยู่กับผลการประเมินความเหมาะสมสอดคล้องของ ERP package

4. การประเมินความเหมาะสมสอดคล้องกัน

           เป็นการประเมินความเหมาะสมสอดคล้องกัน ระหว่างกระบวนการทางธุรกิจที่น่าจะเป็น กับ     กระบวนการทางธุรกิจที่มีให้เลือกใช้จาก  ERP  package

5. การใช้  ERP  package  อย่างมีประสิทธิภาพ

     การตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจว่าจะกำหนดอย่างไรรวมถึงการจะหัน  ไปเลือกใช้แผนสำรองอื่นหรือไม่นั้น จุดสำคัญที่สุดคือ  ต้องพิจารณาว่าจะสามารถใช้กระบวนการทางธุรกิจ ที่มีให้เลือกจาก ERP package ให้เป็นประโยชน์ได้อย่างเต็มที่หรือไม่

6. การพัฒนา  ERP package  เพิ่มเติม

       ในกรณีที่สรุปได้ว่า ไม่สามารถที่จะสร้างกระบวนการทางธุรกิจ ที่น่าจะเป็นขึ้นมาได้จากการ    ผสมผสานของกระบวนการทางธุรกิจที่มีให้เลือกจาก ERP packageแม้ว่าจะพิจารณาเรื่องการใช้แผนสำรองแล้วก็ตาม  ก็มีความจำเป็นที่จะต้องพิจารณาทางเลือกอื่นๆ เพื่อแก้ปัญหา เช่น  การพัฒนา  Software  เพิ่มเติม(add on) เพื่อใช้ร่วมกับ  ERP  package  หรือการใช้ระบบอื่นๆ ภายนอกเข้ามาช่วย โดยมีการประสานกันกับ ERP  package ซึ่งก่อนที่จะตัดสินใจใช้แนวทางนี้ทางที่ดีควรจะต้องให้ผู้จำหน่าย ERP package  ได้ทราบและมีส่วนร่วมจะดีที่สุด

7.  ความร่วมมือของเจ้าของกระบวนการและการทำให้เห็นพ้อง

         เพื่อให้การกำหนดกระบวนการทางธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น  จะต้องได้รับความร่วมมือจาก ส่วนที่มีอำนาจในการตัดสินใจเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ และให้สมาชิกในส่วนนั้นมีความเห็นพ้องต้องกันด้วย

8.  การตัดสินใจเพื่อการปฏิรูปการบริหาร

        การตัดสินใจได้ดีจะต้องมีระบบข้อมูลที่จำเป็นและวิธีการเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจของผู้บริหารในการปฏิรูปการบริหารเช่น การพิจารณากำหนดมาตรการลดระยะเวลาของรอบการดำเนินการจากเดือนเป็นวัน รวมทั้งมาตรการที่จะทำให้สามารถปิดบัญชีได้เป็นรายวัน

9.  การตัดสินใจเพื่อการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร

    ทำการกำหนดขอบข่ายของการเปิดข้อมูลที่ได้รับจากระบบ  ERP กำหนดขอบข่ายของข้อมูลที่สามารถใช้ร่วมกัน รวมทั้งพิจารณาการสร้างสิ่งแวดล้อมและระบบการทำงานที่ช่วยเสริมสร้างความร่วมมือกัน

10. การสนับสนุนของผู้บริหารและการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว

       ในการสร้างกระบวนการทำงานที่น่าจะเป็นนั้น บางครั้งต้องมีการตัดสินใจปฏิรูปการทำงานที่      ข้ามหรือเกี่ยวข้องกับหลายฝ่ายผู้บริหารจึงต้องเป็นผู้ชี้แนะในการปรึกษาหารือกับฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง โดยผ่านทางคณะกรรมการกำหนดแนวทาง (steering committee) แต่ถ้าหากไม่สามารถหาข้อสรุปได้ผู้บริหารก็จะต้องทำการตัดสินใจขั้นสุดท้าย เพื่อให้โครงการดำเนินไปได้อย่างแน่วแน่

4. ขั้นตอนการใช้งานและทำให้เกิดฐานรากของการนำ ERP มาใช้

    

        เป็นขั้นตอนเกี่ยวกับการใช้งานระบบ  ERP  อย่างเต็มที่  เพื่อให้เกิดประสิทธิผลของการปฏิรูปสูงสุด

1. ทำให้ทุกคนในกระบวนการทางธุรกิจใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

       ในขั้นตอนการพัฒนา  จะต้องจัดให้มีการศึกษาและฝึกอบรมล่วงหน้าแก่ผู้ปฏิบัติงานให้รู้ว่า  เมื่อเริ่มใช้ระบบ  ERP  แล้ว   รูปแบบธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจจะเปลี่ยนแปลงอย่างไร เพื่อให้เกิดการยอมรับและสร้างฐานให้พร้อมที่จะใช้ประโยชน์  ERP  อย่างเต็มที่  นอกจากนั้นหลังจากที่ เสร็จสิ้นการสร้างระบบ  ERP  แล้ว จะต้องมีการศึกษาและฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง ว่าสามารถใช้ประโยชน์จากระบบ  ERP อย่างเต็มที่

2.  สร้างสิ่งแวดล้อมที่ส่งเสริมให้เกิดการใช้ประโยชน์ของข้อมูล

      จัดสร้างสิ่งแวดล้อมที่ส่งเสริมให้สามารถใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ จากข้อมูลซึ่งบ่งบอกถึงสภาวะของธุรกิจอย่างแท้จริงที่ได้จากระบบ  ERP  และต้องส่งเสริมให้การใช้ประโยชน์จากข้อมูลอย่างสูงสุดนี้เกิดเป็นวัฒนธรรมขององค์กร

3.  สร้างบรรยากาศของการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร

     มีการขยายผลของการปฏิรูประบบงาน และการปฏิรูปการบริหารที่เกิดจากการนำ   ERP  มาใช้ 
ไปสู่การปฏิรูปโครงสร้างองค์กรซึ่งจะส่งผลให้เกิดบรรยากาศของการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร

4.  สร้างสิ่งแวดล้อมของการทำงานที่ส่งเสริมความร่วมมือกัน

     ให้ทำการสร้างสิ่งแวดล้อม ที่จะส่งเสริมให้เกิดการทำงานร่วมมือกันข้ามแผนก ข้ามฝ่ายเกิดขึ้น ผ่านการใช้ข้อมูลร่วมกันที่ได้รับจากระบบ  ERP และทำให้เกิดเป็นวัฒนธรรมความ ร่วมมือขึ้นในองค์กร

5. ประเมินประสิทธิภาพของการปฏิรูป

     ทำการประเมินผลอย่างต่อเนื่องถึงผลจากการนำระบบ ERPมาใช้ โดยวัดเทียบกับวัตถุประสงค์ และเป้าหมายของการนำERP มาใช้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ตอนเริ่มต้น ถ้าหากยังไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่วางไว้ตั้งแต่แรก จะต้องดำเนินมาตรการเพื่อปรับเปลี่ยนแผนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายให้ได้

5. ขั้นตอนพัฒนาการอย่างต่อเนื่อง

      เป็นขั้นตอนการพัฒนาให้ระบบ  ERP  ที่นำเข้ามาใช้  เพิ่มประสิทธิภาพและดียิ่งขึ้น สิ่งที่ต้องทำ คือ

1. การดำเนินการอย่างต่อเนื่องของการปฏิรูปองค์กร

       เชื่อมโยงผลลัพธ์ของการนำ  ERP  มาใช้ไปสู่กิจกรรมการปฏิรูปองค์กรที่ไม่หยุดยั้ง ผลักดันให้มีการปฏิรูปองค์กรอย่างต่อเนื่องหลังจากการใช้  ERP  นั้นเป็นสิ่งสำคัญมาก

2. การขยายขอบข่ายของการใช้  ERP 

       ใช้ประโยชน์ที่ได้รับจากการนำ ERP มาใช้เป็นรากฐานในการเผยแพร่แนวคิดของ ERP ออกสู่ลูกค้าและคู่ค้า ทำให้เกิดการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ