ปัญหาในการนำ ERP มาใช้

ประเด็นปัญหาในขั้นตอนของแนวคิดและการวางแผน ได้แก่

1. การปฏิรูปจิตสำนึกอย่างทั่วถึงและเต็มที่นั้นทำได้ยาก

   การปฏิรูปจิตนึกให้ทุกคนรู้ว่ามีความจำเป็นต้องปฏิรูปองค์กรนั้นเป็นเรื่องที่ยากยิ่ง  โดยมีสาเหตุมาจาก

  -   การเลิกยึดติดกับประสบการณ์ความสำเร็จในอดีตนั้นทำได้ยาก

       ผู้บริหารจัดการและคนทำงานจำนวนมากในปัจจุบัน มักยึดติดอยู่กับประสบการณ์ความสำเร็จในอดีต จนส่งผลทำให้เกิดการปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงและเป็นอุปสรรคต่อการปฏิรูปองค์กร ในขณะที่การปฏิรูปองค์กรโดยการนำ  ERP  มาใช้  จำเป็นต้องปฏิรูปสถานภาพ ปัจจุบันจึงจะบรรลุเป้าหมายได้  ดั้งนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องเลิกการยึดติดกับประสบการณ์ความสำเร็จในอดีต

  -   การพัฒนาให้มีจิตสำนึกที่ แข่งขันได้ในระดับโลก

          ควรต้องพิจารณาว่ากระบวนการทางธุรกิจที่ใช้ในอดีตนั้น สามารถที่จะแข่งได้ในระดับโลกจริงหรือไม่ ถ้ากระบวนการแบบเดิมไม่สามารถที่จะแข่งขันได้อีกต่อไป ก็จะต้องทำการปฏิรูป   หรือไม่ก็กำจัดออกไป  ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนจิตสำนึกกันอย่างจริงจัง

  -   ทำลายสิ่งที่ปิดกั้นข้อมูล

           การนำ  ERP  มาใช้  จำเป็นต้องทำการบูรณาการระบบงานข้ามแผนกข้ามฝ่ายเข้าด้วยกัน     ภายใต้ฐานข้อมูลร่วมกัน จึงส่งผลให้การเปิดเผยและใช้ข้อมูลร่วมกันข้ามแผนกข้ามฝ่าย เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องรวดเร็วขึ้น หากบุคลากรยังขาดจิตสำนึกในการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กรโดยเก็บข้อมูลเอาไว้ภายในแผนกหรือองค์กรเท่านั้นผลที่ตามคือมีการแบ่งแยกข้อมูลเป็นสองส่วนคือข้อมูลภายใน และข้อมูลภายนอกอย่างชัดเจน ทำให้การใช้ข้อมูลร่วมกันและโปร่งใสข้ามแผนกหรือองค์กรนั้นเป็นไปได้ยากมาก

2.  การทำให้ผู้บริหารเข้าใจ ERP  นั้นค่อนข้างทำได้ยาก

            เป็นสิ่งสำคัญมากที่ผู้บริหารจะต้องเข้าใจว่า การนำ ERP มาใช้นั้นจะทำให้สามารถปฏิรูปองค์กรได้อย่างไรบ้าง และผู้บริหารต้องเป็นแกนนำในการนำ ERP  มาใช้  แต่ว่าการทำให้ผู้บริหารเข้า  ERP  นั้นค่อนข้างทำได้ยาก  และมักจะไม่เห็นด้วยว่าจำเป็นต้องนำ ERP มาใช้อย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้ จึงทำให้การทำแผนการและการตัดสินใจเพื่อนำ  ERP  มาใช้โดยมีผู้บริหารเป็นผู้นำเกิดขึ้นได้ยาก

3. ยุทธศาสตร์ของธุรกิจไม่ชัดเจน

           หากผู้บริหารไม่มียุทธศาสตร์ทางธุรกิจที่ชัดเจนแล้ว  การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายการปฏิรูปโดยการนำ  ERP  มาใช้ก็จะทำได้ยากยิ่ง และถ้าปล่อยให้การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการปฏิรูปมีความไม่ชัดเจน กำกวม ก็จะทำให้ไม่สามารถวางแผนแนวคิดในการนำ ERP มาใช้อย่างเป็นรูปธรรมได้ และส่งผลให้การนำ ERP  มาใช้ไม่คืบหน้า

4. ไม่สามารถข้ามระบบเก่าขององค์กรได้

          การปฏิบัติงานด้วยการนำ  ERP  มาใช้นั้น  จะต้องไม่ยึดติดกับสถานภาพปัจจุบันของงานที่องค์กรหรือหน่วยงานดำเนินอยู่  และพิจารณาทบทวนตั้งแต่รากฐาน จึงมีความจำเป็นที่จะต้องไม่ยึดติดแม้แต่ประสบการณ์ความสำเร็จในอดีต  ดังนั้นจึงมักจะได้รับการต่อต้านจากภายในองค์กร   
ฉะนั้นการปฏิรูปโดยการนำ ERP มาใช้นั้นถ้าหากคาดหวังว่าจะเกิดจากการสะสมการปรับปรุง  
จากระดับล่างโดยพนักงานภายในองค์กรเป็นหลัก  จะทำให้การนำ  ERP  มาใช้ไม่สามารถคืบหน้าไปได้

 5. การทำให้ได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุด(Optimize)  ทั่วทั้งองค์กรนั้นทำได้ยาก

           การบริหารจัดการโดยการนำ ERP มาใช้นั้น ไม่ใช่การปรับให้มีประสิทธิผลสูงสุดเป็นส่วนๆ    ของแต่ละแผนก/หน่วยงาน แต่จะต้องทำการปรับให้มีประสิทธิผลสูงสุดโดยภาพรวมของทั้งองค์กร และแผนก/หน่วยงาน  นั่นก็คือ จะต้องพิจารณาทบทวนภาระงานและบทบาทของแต่ละหน่วยงาน ดังนั้นในขณะที่สรุปรวมแนวคิดของการนำ ERP มาใช้ อาจจะเกิดการขัดกัน ซึ่งผลประโยชน์หรือเกิดการประทะกันระหว่างแผนก/หน่วยงาน และถ้าหากให้แต่ละหน่วยงานปรับตัวซึ่งกันและกันเองก็จะทำให้ไม่สามารถได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุดในระดับทั้งองค์กรได้ และทำให้การนำ ERP   มาใช้ไม่คืบหน้า

6. การใช้ ERP package นั้นไม่สามารถให้ความมั่นใจได้อย่างเต็มที่ 

            การนำ ERP มาใช้นั้น สิ่งที่ขาดไม่ได้คือ การใช้ ERP package อย่างไรก็ตามการนำ ERP package สำเร็จรูปจากผู้ผลิตภายนอกมาสร้างระบบสารสนเทศใหม่ที่จะเป็นแกนหลัก(backbone) ของระบบงานนั้น ซึ่งมักจะได้รับการปฏิเสธจากสายงานและฝ่ายระบบสารสนเทศ ผลที่ตามมาก็คือ ผู้ที่เกี่ยวข้องจะยังคงมีความคุ้นเคยและสบายใจที่จะใช้วิธีการพัฒนาในรูปแบบเดิมมากกว่า และหันหลังให้กับการนำ  ERP package มาใช้
  
 
ประเด็นปัญหาในขั้นตอนของการพัฒนา ได้แก่
  
1. ความยากในการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ

     งานหลักของขั้นตอนการพัฒนาได้แก่  การวางแผนกำหนดรูปแบบธุรกิจที่คาดหวัง  แล้วทำการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจที่จะทำให้รูปแบบของธุรกิจที่คาดหวังนั้นเกิดขึ้นเป็นรูปธรรมแต่เนื่องจากคุณสมบัติของระบบ ERP นั้น เป็นการประสานรวมกันของระบบงาน    
ดังนั้นขอบข่ายของงานที่เกี่ยวข้องกับการนำ  ERP มาใช้จึงกว้างขวางและส่งผลให้การ ออกแบบและตัดสินใจสำหรับกระบวนการทางธุรกิจนั้น  เป็นงานที่ยาก

2. ความยากในการใช้  ERP  อย่างมีทักษะ

        เนื่องจาก  ERP  package  เป็น  Software  ที่ผู้ผลิตเป็นผู้กำหนดมาตรฐานและทำการผลิตขึ้นมา  ดังนั้นผู้ใช้เองจะไม่สามารถเข้าใจเนื้อหาภายใน package ที่มีขนาดใหญ่มากอีกทั้งระบบสารสนเทศที่สร้างโดย  package  นี้ก็จะมีขนาดใหญ่ตามด้วย ดังนั้นการสร้างกระบวนการทางธุรกิจแบบใหม่และสามารถใช้งานได้ดีนั้น ถือได้ว่าเป็นงานที่ยากทีเดียว

 3. ความยากในการทำความเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจของ ERP package

        ERP package จะมีรูปแบบของกระบวนการธุรกิจหลากหลาย ซึ่งครอบคลุมธุรกิจมากมายหลายสาขาให้เลือกใช้การพัฒนาระบบ  ERP  นั้นจะต้องทำความเข้าใจแง่มุมต่างๆ ของกระบวนการทางธุรกิจที่มีให้เลือกใช้และสามารถเลือกส่วนที่จะใช้กับองค์กรของตนได้
    ดังนั้น ควรหาโอกาสเรียนรู้โดยการเข้าร่วมงานสัมมนาหรือการประชุม ที่จัดโดยผู้ผลิตERP package และขอความช่วยเหลือสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญของพันธมิตรผู้ให้การสนับสนุนซึ่งคุณภาพของความช่วยเหลือสนับสนุนนี้ ขึ้นอยู่กับระดับความรู้หรือประสบการณ์ของผู้เชี่ยวชาญนั้นๆ ผู้เชี่ยวชาญมักจะใช้วิธีการอธิบายจากเอกสารย่อๆ ของผู้เชี่ยวชาญพร้อมๆ กับการใช้งานหน้าจอของระบบ  ERP  จริงๆ ซึ่งยากที่จะเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจที่  ERP  package  มีมาให้เลือก  อีกทั้งวิธีการเรียนบนหน้าจอนั้นจะทำให้เกิดความสับสนปนกัน ระหว่างกระบวนการทางธุรกิจซึ่งเป็นเรื่องสำคัญหรือหัวใจหลักของงาน กับกระบวนการใช้งานระบบซึ่งเป็นเรื่องเป็นเรื่องวิธีการใช้งาน  และนี่เป็นจุดอ่อนของวิธีนี้

4. การไม่มีวิธีการที่เป็นมาตรฐานในการแสดงถึงกระบวนการทางธุรกิจ

          เนื่องจากไม่มีวิธีที่เป็นมาตรฐาน ในการที่จะอธิบายกระบวนการทางธุรกิจให้เข้าใจได้ง่าย
ในรูปแบบของรูปภาพ สัญลักษณ์ เพื่อให้เกิดความเข้าใจในกลุ่มผู้เกี่ยวข้อง กับรายละเอียดของรูปแบบธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจ   
เมื่อดำเนินโครงการไปอาจทำให้เกิดความขัดแย้ง ทำให้เสียเวลาออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่  ย่อมส่งผลต่อการพัฒนา ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาเพิ่มขึ้น เช่น บางโครงการต้องสูญเสียเงินทุนสำหรับการพัฒนาไปถึง 40% โดยไม่สามารถเหลือเอกสารที่จับต้อง และสามารถนำมาใช้ประโยชน์ต่อไปในอนาคตได้ หรือบางกรณีถึงแม้ว่าจะมีการทำเอกสารไว้ก็ตาม แต่คุณภาพแย่ เป็นเอกสารที่สมาชิกที่เข้าร่วมภายหลังไม่สามารถทำความเข้าใจได้

5. ความยากในการพัฒนาแบบซึ่งต้องมีการทดสอบปรุงปรุงหลายรอบ

           การที่จะพัฒนาระบบเพื่อให้เป็นไปตามรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจที่คาดหวังว่าน่าจะเป็นให้สมบูรณ์ตามต้องการทุกรายละเอียดแทบจะเป็นไปไม่ได้    
ดังนั้น การเลือกหากระบวนการทางธุรกิจที่มีความคล้ายใกล้เคียง  ERP  package เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้  ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องใช้วิธีการพัฒนาเพิ่มเติมขึ้นโดยการ  Customize  ด้วยเหตุผลนี้เมื่อทำการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจอย่างคร่าวๆ เสร็จ ก็จะสร้างระบบต้นแบบขึ้นก่อนและลองใช้งานระบบ  ERP ต้นแบบนั้น แล้วตรวจสอบและประเมินผลผลลัพธ์ที่ได้ก็จะนำไปใช้สำหรับปรับเปลี่ยนการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ  หรือเพิ่มเติมตามความเหมาะสมให้ดีขึ้น  แล้วสร้างระบบต้นแบบที่ปรับปรุงใหม่อีกครั้ง และตรวจสอบประเมินผลซ้ำ ซึ่งตามปกติมักจะทำซ้ำเช่นนี้อย่างน้อย 2-3  ครั้ง  ดังนั้นการพัฒนาในรูปแบบการทำซ้ำให้เสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนดเช่นนี้เป็นงานที่ยากพอควร

6. การเพิ่มขึ้นของ  Customize

        จากการสำรวจสถานภาพที่แท้จริงของโครงการนำ  ERP  มาใช้ที่ผ่านมา  พบว่าค่าใช้จ่ายในการ  Customize  ERP package  ที่เรียกกันว่า  การพัฒนาเพิ่มเติม  หรือนิยมเรียกกันว่า  Add-on  development  นั้นสูงถึง  30 %  ของค่าใช้จ่ายในการพัฒนาโครงการ  ERP   ทั้งหมด  ยิ่งถ้าทำการ  Customize  เองทั้งหมด  ก็ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการให้ดูแลรักษาระบบเพิ่มมากขึ้นด้วย  นอกจากนี้ถ้ามีการ  Customize  ระบบมากการ  Upgrade  ระบบก็จะยุ่งยากและเสียค่าใช้จ่ายสูง  ซึ่งจะส่งผลกระทบในอนาคตเพิ่มมากขึ้น

7. ความยากในการการบริหารโครงการ

        โครงการพัฒนาระบบ  ERP  นั้นจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาต่างๆ ในระดับองค์กร โครงการที่ประสบความสำเร็จในการพัฒนาระบบ  ERP  ตามแผนงานการพัฒนาและแผนงบประมาณที่วางไว้ตอนแรกนั้นน้อยมาก โครงการจำนวนไม่น้อยล้มเหลวเนื่องจากเวลาที่ยาวนานในการพัฒนา และค่าใช้จ่ายที่เกินกว่าที่วางแผนไว้   ดังนั้นเมื่อพิจารณาเทียบกับโครงการพัฒนาในรูปแบบ customize ที่ผ่านมานั้น โครงการพัฒนาระบบ ERP จึงค่อนข้างมีความเสี่ยงสูง ดังนั้นการบริหารจัดการโครงการการนำ ERP มาใช้นั้น จะยากกว่าโครงการพัฒนาแบบ customize   มาก

ประเด็นปัญหาในขั้นตอนของการใช้งานและการปรับปรุงพัฒนา ได้แก่ 

1. ความยากในการศึกษาและฝึกอบรมเกี่ยวกับรูปแบบและกระบวนการทางธุรกิจ

     การนำ  ERP  มาใช้นั้น ต่อเนื่องจากการฝึกอบรมเกี่ยวกับการปฏิรูปจิตสำนึกในขั้นตอนของการออกแบบและวางแผน  ควรให้การศึกษาฝึกอบรมผู้เกี่ยวข้องในสายงานตั้งแต่ขั้นตอนการพัฒนาระบบจนถึงขั้นตอนการใช้งานระบบ  ERP  ด้วย  อย่างไรก็ตาม การให้การศึกษาเรื่องวิธีใช้งานระบบ ERP และกระบวนการทางธุรกิจของระบบ ERP ที่เกี่ยวข้องกับแผนกตัวเองเท่านั้นคงไม่พอ ต้องสร้างความเข้าใจถึงรูปแบบธุรกิจขององค์กร  ความเข้าใจการไหลของงานของแผนกตัวเอง และแผนกอื่นที่เกี่ยวข้อง  ให้เห็นบทบาทและตำแหน่งของตัวเองในองค์กรทั้งหมด และความเข้าใจถึงการบูรณาการของงานของตัวเองและของแผนกอื่น ฯลฯ      
    ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นต้องทำให้ภาพของรูปแบบธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจของระบบ  ERP   ที่ใช้อยู่มองเห็นเป็นภาพที่เข้าใจง่ายแก่คนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องโดยใช้วิธีการนำเสนอที่เป็นมาตรฐานร่วมกัน

2.ความไม่ก้าวหน้าของการใช้ประโยชน์จากข้อมูลของระบบ ERP  และความร่วมมือข้ามแผนก

         เนื่องจากฐานข้อมูลแบบสมุดลงบัญชี  ของระบบ ERP  เป็นขุมทรัพย์ของข้อมูลที่บ่งบอกถึงรายละเอียดและสภาวะแท้จริงของธุรกิจและการบริหาร   ดังนั้นจึงต้องมีการสร้างคลังข้อมูล,  การสร้างเครื่องมือในการดึงข้อมูลมาใช้ ฯลฯ  เพื่อช่วยให้สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลของระบบ  ERP  ได้ง่ายขึ้นการใช้ข้อมูลร่วมกันของระบบ  ERP  นั้นย่อมส่งผลให้เกิดความร่วมมือกันระหว่างฝ่ายเกิดการรวบรวมสั่งสมความรู้ของพนักงานและทำให้เกิดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ระดับองค์กรรวมทั้งความสามารถในการแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วประเด็นปัญหาในส่วนนี้คือ การสร้างกลไกให้ข้อมูลมีความโปร่งใสและสามารถใช้ร่วมกันได้

3. ความยากในการดูแลรักษาระบบ  ERP

     ตามปกติแล้ว การสร้างระบบ ERP ควรหาที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ในการพัฒนาระบบ   ERP โดยใช้ ERP package เข้ามาช่วย จึงควรให้ที่ปรึกษาดังกล่าวเข้าร่วมเป็นสมาชิกในครงการ การนำ ERP มาใช้ด้วยในขั้นตอนการพัฒนาระบบ ERP   และให้ทำงานใกล้ชิดกับ สมาชิกของโครงการที่เป็นคนในองค์กร แต่เมื่อเสร็จสิ้นโครงการ และเริ่มต้นใช้งานแล้ว ที่ปรึกษาเหล่นั้นก็จะหมดหน้าที่ การดูแลรักษาระบบ ERP หลังจากนั้น ทำโดยสมาชิกโครงการที่เป็นคนในเท่านั้น ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว คนที่เหลืออยู่ก็คือ กลุ่มของผู้ที่รับผิดชอบระบบสารสนเทศเป็นหลัก

        อีกด้านหนึ่ง ในขั้นตอนการพัฒนาระบบ ERP นั้น แม้จะมีเอกสารการออกแบบบันทึกการ     ประชุมต่างๆ มากมายเกิดขึ้นก็ตาม โดยทั่วไปแล้วเมื่อสร้างระบบเสร็จสิ้นนอกจากคู่มือการใช้ระบบที่เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับระบบที่เสร็จสิ้น เอกสารอื่นๆ มักจะไม่ได้ถูกเก็บอย่างเป็นระบบ     
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบและการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งสำคัญที่สุดนั้น ส่วนใหญ่จะเหลือเป็นส่วนๆ ไม่เป็นระบบ  ดังนั้น ประเด็นที่สำคัญก็คือ จะต้องสร้างและเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวกับ รูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจให้อยู่ในรูปและเนื้อหาที่สมบูรณ์  ประกอบด้วย ข้อมูล รูปภาพ สัญลักษณ์ ที่เข้าใจได้ง่าย ให้พร้อมสำหรับการเริ่มใช้งานระบบ  ERP 

4. ความยากในการพัฒนาต่อยอดให้สอดคล้องกับยุทธศาสตร์การบริหารธุรกิจ

          ปัจจุบัน การพัฒนาแนวคิดของ ERP ให้ต่อยอดสอดคล้อง กับยุทธศาสตร์การบริหารธุรกิจใน ยุค E-Business นั้นเป็นสิ่งที่เกิดขึ้น แต่เนื่องจากสภาพแวดล้อมของการบริหารจัดการที่เปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรง และรวดเร็วของทุกวันนี้ ทำให้การพัฒนาต่อยอด ERP ให้สอดคล้องกับกลยุทธ์    หรือยุทธศาสตร์การบริหารจัดการใหม่ๆ นั้นยากยิ่งขึ้นทุกวัน    เพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายนี้ได้    จำเป็นต้องเตรียมพร้อมที่จะขยายแนวคิด ERP หากมีความจำเป็นได้ทุกเมื่อ เพื่อให้สอดคล้องรองรับกับกลยุทธ์และยุทธศาสตร์ของผู้บริหารและองค์กร

5. ความยากในการขยายขนาดของระบบ ERP

          การขยายแนวคิด ERP นั้น ก็คือการที่จะต้องขยายการเชื่อมโยงของห่วงโซ่กิจกรรม จากที่เคยคิดเฉพาะในองค์กรออกไปข้างนอกองค์กร ถึง ลูกค้า ตัวแทนจำหน่าย supplier และบริษัทในเครือข่ายธุรกิจเดียวกัน ฯลฯ    ซึ่งต้องอาศัยการทำความเข้าใจร่วมกันขององค์กรที่เกี่ยวข้องมากขึ้นอย่าง   ไม่เคยมีมาก่อน การที่จะขยายขอบข่ายอย่างไรนั้น ถือเป็นการตัดสินใจในระดับบริหารที่สำคัญยิ่ง