การนำ ERP มาใช้ให้ประสบความสำเร็จ

 

จากบทความที่ผ่านมาได้อธิบายถึงสาเหตุที่ทำให้การนำ ERPมาใช้ ประสบความล้มเหลวและประสบความสำเร็จไปแล้ว  วิธีการที่จะนำ ERP มาใช้ให้ประสบความสำเร็จ ต้องมีความเข้าใจสาเหตุพื้นฐานเหล่านี้

การทำให้การนำ ERP มาใช้ประสบความสำเร็จ

1. ) เข้าใจแนวคิดของ ERP และการนำ ERP มาใช้

           สิ่งจำเป็นที่สุดก่อนการนำ ERP มาใช้คือ การที่ผู้บริหาร ผู้จัดการ ผู้ที่อยู่หน้างานทุกคนของ 

           องค์กรที่วางแผนจะ นำ ERP มาใช้เข้าใจสาระสำคัญของแนวคิด ERP โดยเฉพาะสิ่งที่สำคัญคือ

-เข้าใจแนวคิดของ ERP ว่า เป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มแก่ลูกค้า การกระจายห่วงโซ่ของมูลค่า

ของกิจกรรมสำหรับนำเสนอต่อลูกค้าในแนวนอน และทำการรวมระบบงานโดยไม่ยึดติดกับฝ่าย 

และโครงสร้างขององค์กรในปัจจุบัน เพื่อทำการปรับ ERP ให้เกิดประสิทธิผลสูงสุดขององค์กร

โดยรวม

-เข้าใจว่าการนำ ERP มาใช้ จำเป็นต้องสร้างและฝังรากแนวคิดของ ERP อย่างมั่นคง

ในองค์กร  และการนำ ERP มาใช้ เป็นสิ่งที่ทำเพื่อปฏิรูปองค์กร ซึ่งต้องมีการพัฒนาระบบ ERP 

เพื่อเป็นฐานข้อมูลสนับสนุนรวมไว้ด้วย

-เข้าใจว่าการนำ ERP มาใช้ คือกิจกรรมปฏิรูปองค์กร ซึ่งได้แก่ การปฏิรูปการทำงาน การ

ปฏิรูปการบริหารจัดการ การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร การปฏิรูประบบสารสนเทศของ

องค์กร คือ  การนำ ERP มาใช้จริงๆ

  

2.) หลีกลี่ยงการนำมาใช้เพียงบางส่วน

                  การนำ ERP มาใช้เป็นการนำสิ่งที่รวมระบบงานมาใช้ ไม่ใช่เข้าใจว่าเป็นการนำ Stand Alone 
                 Operation  Application มาใช้  หรือ การนำมาใช้เพียงบางส่วนกับงานที่กำหนดเท่านั้น 
                  ดังนั้นจึงควรหลีกเลี่ยงการนำมาใช้เพียงบางส่วนรูปแบบต่อไปนี้แสดงรูปแบบการนำ ERP มาใช้      
                  ที่ประสบความสำเร็จ

      1. การนำมาใช้แบบ big bang ตั้งแต่เริ่มต้น

           ในการนำ ERP มาใช้สิ่งที่ต้องการคือการกระจายห่วงโซ่ของมูลค่าของกิจกรรมในแนวนอน โดยมีเป้าหมายเป็นงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง หรือที่เรียกว่าการนำมาใช้แบบ big bang

 2. การนำมาใช้แบบเฟส   

     ในกรณีที่ไม่สามารถนำมาใช้แบบ big bang ได้ เนื่องจากเงื่อนไขด้าน ความเสี่ยง ต้นทุน เวลา จะใช้แนวทางขยายงานเป้าหมายออกไปทีละส่วนตามลำดับแบบ step by step  แม้จะเป็นการนำมาใช้แบบเฟสอย่าง น้อยที่สุดจะต้องรวมระบบงานที่เกี่ยวข้องกับงานหลักที่เป็นเป้าหมายให้ได้ เช่นการนำมาใช้โดยรวมระบบงานของวัสดุและบัญชี การนำมาใช้โดยการรวมระบบงานของการขยายขอบเขตของการผลิตและวัสดุบัญชี ฯลฯ ถึงแม้จะใช้แนวทางแบบเฟส ก็ต้องวางแผนการขยายขอบเขตของการรวมระบบงานเอาไว้ล่วงหน้า และต้องดำเนินการรวมระบบงานในขอบเขตที่กว้างขวางโดยเร็วที่สุด

 3. การนำมาใช้ที่รวมกับระบบบัญชี

       การรวมระบบงานกับระบบบัญชีเข้าด้วยกัน เพื่อทำให้สามารถวัดผลของการจัดการ ผลของการบริหารองค์กรแบบ real time ได้ เกิดเป็นการบริหารจัดการในรูปแบบที่ทำให้สามารถมองเห็นได้ ทำให้เกิดประสิทธิผลในการบริหารจัดการทำได้ง่าย  

       3. ) ใช้วิธีการพัฒนาที่ใช้ business process model ซึ่งมีรายละเอียดคือ

 1. กำหนดแนวทางของการใช้ business process model 

 ควรตั้งเป็นแนวทางตั้งแต่ขั้นแรกของการพัฒนาให้มีการจัดทำ business process model สำหรับ business scenario และ  business process  และทำ business scenario, business process ให้อยู่ในรูปที่สามารถมองเห็นและเข้าใจได้ด้วยตา และกำหนดให้ใช้ business model เป็นภาษากลางในการออกแบบ  business process พร้อมทั้งกำหนดการใช้เครื่องมือออกแบบ   business  process  ด้วย

  ปัจจุบันผู้จำหน่าย ERP package หันมาเริ่มใช้ business process model ในการนำเสนอ    business scenario และ business process ที่ ERP package มีให้เลือกใช้ด้วย

จากนั้น ทำการพัฒนาด้วยขั้นตอนที่แสดงไว้ในรูปตอนล่าง

 2. ร่าง business scenario

   ร่าง business process scenario เป้าหมายโดยอ้างอิงกับ business scenario ที่ ERP package นำเสนอ ERP package บางตัวอาจมี business process model ของ business scenarioที่นำเสนอไว้ให้  ในขณะเดียวกัน ใช้เครื่องมือช่วยออกแบบ business process และ จัดทำ business process model ที่แสดง business scenario ที่ร่างไว้

   3. prototyping ตาม business scenario

กำหนด parameter ของ  ERP package ตาม business scenario ที่ร่างและทำ Prototyping

      4. ทดสอบและประเมิน business scenario

           ลองใช้งาน  ERP  package ที่ทำ prototyping ทดสอบและประเมินความเหมาะสมของ Business   scenario ที่ร่าง 

     5. ออกแบบ  business process   

   ใช้ผลของการทดสอบและการประเมิน business scenario ทำการเพิ่มเติม แก้ไข business scenario และทำการออกแบบ business process  โดยอ้างอิงกับ business process ที่ ERP package นำเสนอ ERP package บาง package  อาจมี business process model ของ business process ที่นำเสนอไว้ให้ ซึ่งควรนำไปใช้อย่างมีประสิทธิผล ผลที่ได้คือการจัดทำ business process model  ที่แสดง business process ที่ออกแบบโดยใช้เครื่องมือออกแบบ    business process model ที่จัดทำขึ้นนี้จะเป็นเอกสารที่เป็นสินทรัพย์ของบริษัทที่สามารถใช้ได้อย่างมีประสิทธิผลในภายหลัง คือ ในขั้นตอนใช้งาน, การฝังรากอย่างมั่นคงและการพัฒนา ต่อยอด, การดูแลรักษา, การทำ version update, การพัฒนาต่อยอดระบบ ERP ฯลฯ

      6. prototyping ตาม business process   

ทำการออกแบบ parameter ของ ERP package ตาม business process ที่ออกแบบ และ
                ทำprototyping

      7. ทดสอบประเมินผล  business process   

           ลองใช้ ERP package ที่ทำ prototyping  ทดสอบและประเมิน business process ที่ออกแบบ

      8. ทำซ้ำ        

ทำการแก้ไขและเพิ่มเติม business scenario business process อีกครั้งจากผลการทดสอบ   และการประเมิน แล้วทำ prototyping อีก ซึ่งเป็นการทำซ้ำของวงจร การออกแบบ, prototyping, การทดสอบและการประเมินในการแก้ไขปรับปรุงนั้น จะต้องทำทำการแก้ไขปรับปรุง business  process model ไปด้วย ตามปกติมักจะได้ผลสรุปหลังจากทำซ้ำ 2  หรือ 3 ครั้ง  กระบวนการทำซ้ำนี้จะทำให้ parameter ของ ERP package ถูกกำหนดและนิ่ง และแนวทางในการพัฒนาแบบ add on หรือการสร้างระบบภายนอกก็จะชัดเจน ในขณะเดียวกัน business scenario และ business process model เสร็จสมบูรณ์

4.) ใช้วิธีการพัฒนาที่ใช้ ประโยชน์ของ template

         เมื่อนำ ERP มาใช้   การใช้ประโยชน์จาก template ทำให้สามารถกำหนด business scenario และ ออกแบบ business process ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ยากที่สุดได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการเปรียบเทียบกับ   business    scenario ที่กำหนดล่วงหน้าเป็น template และการเปรียบเทียบกับ business process ที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าเป็น templateซึ่งมีผลช่วยลดปริมาณงานของการพัฒนาลงอย่างมาก  ลดจำนวนครั้งของการทวนซ้ำการออกแบบ,prototyping,ทดสอบและประเมิน ทำให้สามารถเพิ่มความเร็วของการดำเนินการโครงการสิ่งนี้ช่วยลดต้นทุนการพัฒนาและลดระยะเวลาของการนำ ERP มาใช้ ประสบความสำเร็จ 

              Template คือ ERP package ที่สามารถใช้งานได้ทันที โดยการกำหนด parameter ไว้ล่วงหน้า   และรวมถึงเอกสารอธิบาย, flow การทำงาน, คู่มือการทำงาน, คู่มือการทำงาน, เอกสารสรุปการออกแบบ add on, report form ที่มีใน add onฯลฯ ตามปกติ template จะถูกนำเสนอโดยผู้จำหน่าย ERP package หรือ ที่ปรึกษา แต่บางครั้งอาจมีการจัดเตรียม template ภายในบริษัท โดยผู้ใช้ ERP package เพื่อการกระจายใน แนวนอนอย่างมีประสิทธิภาพ

5.) เข้าใจความยากในการนำ ERP มาใช้และบริหารโครงการอย่างระมัดระวัง

      เพื่อทำให้การนำ ERP มาใช้ประสบความสำเร็จ จะต้องคำนึงถึงความยากในการนำ ERP มาใช้    ตั้งแต่ต้นและทำการบริหารโครงการการนำ ERP มาใช้อย่างระมัดระวัง
     การบริหารโครงการการนำ ERP มาใช้ในปัจจุบันยังพึ่งพาความสามารถส่วนบุคคลอยู่มาก จึงถือว่ายังขาดความสมบูรณ์และอยู่ในระดับความสำเร็จที่ต่ำ ทำให้โครงการการนำ ERP มา ใช้ประสบความสำเร็จมีจำนวนจำกัด และไม่สามารถตอบสนองต่อการขยายตัวในอนาคตได้ ดังนั้นการเพิ่มระดับความสมบูรณ์ของการบริหารโครงการที่เป็นระบบเพื่อให้ใครๆ สามารถทำสำเร็จได้จึงเป็นเรื่องสำคัญเร่งด่วน

 สิ่งที่ต้องพิจารณาในการบริหารโครงการการนำ ERP มาใช้

1. ใช้ ERP package ที่เป็น black box 

       การกำหนด business scenario ใหม่   การออกแบบ และการกำหนด business process ใหม่ให้สอดรับนั้นเป็นสิ่งจำเป็นจากการปฏิวัติการทำงานการกำหนดเหล่านี้ต้องใช้เครื่องมือERP package ซึ่งถือว่าเป็น black box ในการทำงานซึ่งไม่ใช่เรื่องง่าย ดังนั้นจะต้องเอาชนะความยากลำบากนี้ในขณะที่ทำการบริหารโครงการ

           2. พัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญ่   
                การนำ ERP มาใช้งานเป็นการพัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศล่า
                สุดโดยสิ่งที่ต้องทำคือ การใช้ software ขนาดใหญ่ที่เป็น black box ที่เรียกว่า ERP package 
                บน  platform ของ hardware, software ที่ ใช้เทคโนโลยีล่าสุด ในการสร้างระบบที่มี
                ประสิทธิภาพสูงตามที่ต้องการ และจะต้องทำให้การทำงานมีเสถียรภาพในฐานะที่เป็นระบบ
                สารสนเทศหลักขององค์กร   

           3. ใช้สภาพแวดล้อมสนับสนุนและใช้วิธีการบริหารโครงการใหม่    
                การนำ ERP มา ใช้งานจำเป็นต้องใช้วิธีการบริหารโครงการแบบใหม่ที่ใช้เทคนิคทางวิศวกรรม
                และ ใช้ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ สำหรับสนับสนุนการบริหารโครงการเข้าช่วย ซึ่งวิธีการ
                บริหารโครงการแบบใหม่ จะทำการวางแผนโครงการโดยการวิเคราะห์ project process แบ่งสิ่ง
                ที่ต้องทำเป็นหน่วยการปฏิบัติงานย่อยอย่างละเอียด เท่าที่สามารถทำได้ล่วงหน้า (Work 
                Breakdown Structure) แต่ละหน่วยปฏิบัติการย่อย ต้องกำหนด ขั้นตอน, การจัดสรรทรัพยากร, 
                การลงบัญชีต้นทุน ให้มีความชัดเจน

           4. ใช้ประโยชน์ของเทคนิคการบริหารโครงการใหม่                   

             วิธีการบริหารโครงการแบบใหม่ จะทำการวางแผนโครงการโดยการวิเคราะห์ project process แบ่งสิ่งที่ต้องทำออกเป็นหน่วยปฏิบัติงานย่อยอย่างละเอียด เท่าที่สามารถทำได้ล่วงหน้า (Work Breakdown structure)นอกจากนั้นสำหรับแต่ละหน่วยการปฏิบัติการย่อย ยังต้องทำให้ขั้นตอน, การจัดสรรทรัพยากร, กำหนดการลงบัญชีต้นทุน มีความชัดเจน โดยทั้งหมดนี้จะเป็นการกำหนดเกณฑ์ (base Line) ของโครงการ

        กราฟ ต่อไปนี้แสดงตัวอย่างการทำระยะเวลา และต้นทุนสะสมในรูปกราฟ โดยแสดงถึงเส้นเกณฑ์ในการดำเนินโครงการการใช้เทคนิคการบริหารโครงการใหม่ที่ เรียกว่า EVMS (Earned Valued Management System) เป็น สิ่งจำเป็นเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ โดยระบบนี้จะบอกให้รู้ถึงความก้าวหน้า และการลงบัญชีต้นทุนของทุกขั้นตอนการปฏิบัติการย่อยสามารถทำการMonitorโครงการและคาดการณ์จุดที่จะไปถึงในขั้นสุดท้าย และสามารถประเมินความเสี่ยงโดยติดตามดูความแตกต่างจากเกณฑ์ (base line) อยู่เสมอพร้อมๆ กับการดำเนินมาตรการป้องกันล่วงหน้าได้   

      5. เมื่อใช้งานจริง ให้คิดว่ายังเสร็จแค่  50 %

               การนำ ERP มา ใช้ไม่ได้จบตรงการเริ่มใช้งานจริง แต่ต้องคิดว่าการเริ่มใช้งานจริงเป็นการได้มาครึ่งทางเท่านั้นการใช้งานจะ ประสบผลสำเร็จต้องมีกิจกรรมการให้ความรู้อย่างต่อเนื่อง,การปฏิรูปองค์กรอย่างต่อเนื่อง,การแสวงหาประสิทธิผลอย่างต่อเนื่องโดยต้องประกาศให้ทราบทั่วกันภายในบริษัท

           6.คำนึงถึงการกระจายในแนวนอนตั้งแต่แรก

           การนำ ERP มาใช้จำเป็นต้องมีการกระจายในแนวนอน คือการกระจายสู่สายธุรกิจอื่น, การระจายสู่โรงงานอื่นของบริษัท ฯลฯ  ความสามารถทำการกระจายในแนวนอน และการกระจายในวงกว้างอย่างรวดเร็วจะทำให้ การนำ ERP มา ใช้ทั่วทั้งบริษัท ประสบความสำเร็จ เพื่อให้การกระจายในแนวนอนใน บริษัททำได้ง่าย จำเป็นต้องจัดทำผลสำเร็จของการนำมาใช้ครั้งแรกให้เป็น template ภายในบริษัท  โดยใน      การจัดทำนี้ การทำให้สามารถมองเห็น business scenario และ business process ของ template ของ   บริษัทได้ด้วยตาเป็น business process model เป็นสิ่งสำคัญ

           7.วางระบบดูแลรักษา ERP

               ความสามารถดูแลรักษาระบบ ERP ได้อย่างดี จำเป็นต้อง สร้างบุคลากรสำหรับการดูแลรักษา รวมทั้งจัดทำเอกสารสำหรับการดูแลรักษา

           8.ขยายและต่อยอดระบบ

                 หากประสบผลสำเร็จในการนำ ERP มาใช้ การรีบขยายต่อยอด ERP โดยใช้ประโยชน์จากการมี    รากฐานของระบบสารสนเทศขององค์กรที่ได้จากการสร้างระบบ ERP และการฝังรากของแนวคิด ERP ช่วยเพิ่มความสำเร็จของการนำ ERP มาใช้   ซึ่งอาจขยายต่อยอด

-ขยายไปสู่E-businessโดยการทำระบบE-Commerceมีระบบความสัมพันธ์กัลูกค้า,ความสัมพันธ์กับคู่ค้า,ซัพพลายเออร์

-ขยายไปสู่ SCMโดยพัฒนาต่อยอดไปสู่ความร่วมมือกับซัพพลายเออร์โดยผ่านระบบSCMและการสร้างความแตกต่างด้วย business model ที่เหนือกว่าบริษัทอื่นเพื่อสร้างขีดความสามารถให้สูงขึ้น

-ขยายไปสู่ CRM สร้างความร่วมมือที่สร้างสรรค์กับลูกค้าเป็นการสร้างความแตกต่างให้เหนือกว่าในการแข่งขันกับบริษัทอื่นสูงขึ้น